Am 2. Dezember haben wir die Grundprinzipien der Employee Experience erfahren und weshalb diese wichtig sind (zum Beitrag). Zusätzlich haben wir im Rahmen des Work Trend Index 2022 die Information der Produktivtätsparanoia erfahren (vgl. Wieso braucht es Microsoft Viva). Nun gehen wir heute einen Schritt weiter und lernen Viva Insights kennen. 

Wieso Viva Insights?

Wie der Produktname bereits verrät, geht es um «Insights» (Deutsch: Einblicke) zu erhalten. Mit hybrid work, kommen auch neue Herausforderungen auf uns zu. So stehen wir heute vor der Herausforderungen, dass sich die Bedürfnisse der Mitarbeitende klar geändert haben. Die Gleichung ob sich ein Job «lohnt» ist nicht mehr die gleiche. So haben gemäss Work Trend Index 2022 48% der befragten Mitarbeitenden geantwortet, dass sie sich schon einmal ausgebrannt gefühlt hatten bei der Arbeit. Sprich Burn-Out ist ein globales Problem und Herausforderung.

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Nun geht es darum, einen Action-Plan zu definieren, dass man nicht auf ein Bauchgefühl hören muss. Sondern zusätzliche Instrumente an die Hand kriegt. Und da erhält man mit Viva Insights Einsichten in seine persönliche Arbeitsweise, aber auch als Manager:in für sein Team. Weiter erhält man eine Auswertung zur Organisation. Wir haben gelernt, dass es im Arbeitsalltag darum geht Erlebnisse zu schaffen, darum auch Employee Experience. So ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden auch enabled werden, bestmögliche Arbeit verrichten zu können. Neben den Soft-Skills, dem Menschenverstand, welches beides natürlich weiterhin ausgeprägt sein muss bei der Person mit der Leader-Rolle, liefert Viva Insights noch datengetriebene Auswertungen. In Kombination ist das dann ein super Werkzeug gezielte Anpassungen in der eigenen, Team oder Organisation Arbeitsweise vorzunehmen.  

Wie funktioniert viva insight?

Viva Insight fördert die Effizienz und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Gleichzeitig bleibt die Privatspähre stets gewahrt. Viva Insights ist in drei Levels aufgebaut:

  • persönliche Einblicke
  • Einblicke für vorgesetzte Personen
  • Einblicke für C-Level

persönliche Einblick

Das ist wohl der bekannteste Bereich, denn wer mit Microsoft 365 arbeitet, kommt täglich sein Viva Insight daily briefing Mail. Wo die wichtigste Aspekte für die persönliche Produktivität aufgezeigt werden. Neben dem das Viva erkennt, wenn man beispielsweise während Meetings E-Mail beantwortet, liefert es dir auch zusätzliche Unterstützung für deinen Alltag. Es erkennt weiter, wenn man in einer Mail eine Frage gestellt bekommen hat und auf diese noch nicht geantwortet hat. Dadurch hilft es dir alles im Überblick zu behalten. Doch in deinem persönlichen Dashboard hast du noch weitere Funktionen. Starte beispielsweise direkt eine Praise-Nachricht für deine Teamkolleg:innen oder reflektiere täglich dein Wohlbefinden. Für mich mit eines der besten Features ist das einplanen von Fokuszeit. Diese Funktion empfehle ich auch allen. Wer sich im Detail dazu informieren möchte, findet weitere Hinweise in dem Blogbeitrag von mir dazu. (zum Beitrag zu Fokuszeit)

Als zusätzliche Funktion kommt das virtuelle Pendeln dazu. Da wir im Homeoffice nicht mehr die Möglichkeit haben vom klassichem Nachhauseweg haben, liefert dir diese Funktion eine Alternative. Auch hierzu habe ich deinen detaillierten Beitrag erstellt. (zum Beitrag virtuelles Pendeln)

Manager Sicht / Vorgesetzte Person

In diesem Level möchten wir als vorgesetzte Person eines Teams, die Arbeitsmuster frühzeitig erkennen. Dies ist aus diesem Aspekt sinnvoll, dass man frühzeitig gezielte Anpassungen im Team vornehmen kann. Des Weiteren unterstützt mich Viva Insights als Tool für meine Tätigkeit als vorgesetzte Person. Wichtig dabei zu erwähnen ist, dass Detailinformationen zur Erkennung von Arbeitsmuster erst dann einer vorgesetzten Person angezeigt werden, wenn diese 9 oder mehr Personen im Team hat.

Das coole ist nun, dass Viva Insights mich aufmerksam macht, wann ich mit meinen Personen im Teams das letzte und das nächste 1:1 Meeting eingeplant habe. Oder es zeigt mir an, wenn das Team häufig ausserhalb der Arbeitszeiten arbeitet. Gewisse Stimmen sagen dann «ja das ist ja logisch, wenn man flexible Arbeitszeiten hat». Dem ist natürlich so, aber dadurch hat man die Daten und kann aufgrund dessen ins Gespräch mit dem Team. Und genau darum gehts: datenbasierte Erkenntnisse sammeln und ausgehen von diesen das Gespräch suchen bzw. geplante Anpassungen vornehmen.

Wenn wir von Anpassungen sprechen, kommt direkt der nächste Clou. Microsoft Viva Insights schlägt dir basierend auf den Arbeitsmuster potentielle Action-Plans vor. Als Beispiel kann man einen Plan aktivieren, welcher allen im Team die gleiche Fokuszeiten blockiert. Oder legt einen «No-Meeting-Day» in deinem Team fest (vgl. Screenshot unten)

Leader Sicht / C-Level

Die letzte Ebene ist die Organisationssicht. Diese ist natürlich eher für Leader-Rollen relevant. Das Ziel hierbei ist eine Gesamtübersicht zu der Organisation zu erhalten. Dies ist dann unter dem Tab «Organization trends» ersichtlich. Als Beispiel wird die organisationale Resilienz, aufgezeigt, welche Hinweise darauf gibt, wenn bspw. zu wenige 1:1 Meetings stattfinden zwischen Manager und Mitarbeitende. 

„Organisationale Resilienz ist die Fähigkeit einer Organisation, etwas abzufedern und sich in einer verändernden Umgebung anzupassen, um so ihre Ziele zu erreichen, zu überleben und zu gedeihen. Resilientere Organisationen können Risiken und Chancen – aufgrund von plötzlichen oder allmählichen Veränderungen im internen und externen Kontext – antizipieren und darauf reagieren» – Jutta Heller (Quelle juttaheller.de)

Zusätzliche informationen und Live Demo

Weitere Funktionen beispielsweise eine Überarbeitung der Fokuszeit Experience wurden an der letzten Ignite angekündigt (zu den Ankündigungen der Ignite).

Viva Insights hat das Ziel euch bzw. eurem Team zusätzliche Effizienz und gleichzeitig das Wellbeing sicher zu stellen. So ist unter anderem die Funktion «verzögerte Nachricht senden» (vgl. meinen Blogbeitrag dazu)

Wenn du einen ersten Einblick erhalten möchtest in die Welt von Viva Insights, dann kann ich dir folgenden Link empfehlen: zur Live Demo

Viva Insights und der Datenschutz

Meine Erfahrung mit Interessent:innen und Kund:innen zeigen, dass das Interesse zu Viva Insights in der Tat da ist und man auch das Potential erkannt. Gleichzeitig gibt es aber auch eine gewisse Vorsicht, da sich mit Viva Insights immer wieder die Frage zum Datenschutz aufdrängen. Hierfür liefere ich gerne ein paar relevante Links, welche euch hoffentlich die gewünschten Informationen liefern:

Ich durfte mich zusätzlich mit David Hefter (Technical Specialist bei Microsoft) zum Thema Datenschutz austauschen. Er hat mir folgende Informationen zur Verfügung gestellt.

Die Apps verwenden anonymisierte Daten aus E-Mails, Besprechungen, Anrufen und Chats in Outlook und Teams, um Erkenntnisse über die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu gewinnen. Als Manager werden Sie immer nur aggregierte Daten über Ihr Team ohne Zugriff auf einzelne Erkenntnisse sehen.

Die Apps verwenden auch differenziellen Datenschutz, um personenbezogene Daten privat zu halten. Differenzieller Datenschutz ist eine Technologie, mit der Forscher und Analysten nützliche Informationen aus Datenbanken abrufen können, die personenbezogene Informationen enthalten, während gleichzeitig die Privatsphäre des Einzelnen geschützt wird. Dies wird erreicht, indem geringfügige Abweichungen bei den Daten eingeführt werden, um die Privatsphäre zu schützen und gleichzeitig die Genauigkeit aufrechtzuerhalten, sodass Die Manager auf die beobachteten Werte vertrauen.

  • Keine Persönlichen Daten werden exponiert
  • Minimum Teamgrössen
    Min 9 Mitarbeiter für Manager Insights, min 5 Mitarbeiter für Leader Insights, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können
  • Konfigurierbar welche Managers und Leaders im Unternehmen Insights verwenden können
  • Möglichkeit bestimmte Themen, Mailboxen und Regionen aus den Insights auszuschliessen

All diese Schutzmassnahmen machen Microsoft Viva Manager Insights zu einem Tool um die Team Effizienzt und die Team Arbeitsweise zu messen, nicht aber die einzelnen Mitarbeiter.

 

Was denkst du dazu?

Nutzt ihr bereits Viva Insights oder hast du schon mal deine persönliche Analyse angschaut? Ich kann das auf jeden Fall empfehlen. Es zeigt einem schönen die eigene Arbeitsweise auf und erlaubt einem das Bewusstsein dafür zu schaffen. Was und inwiefern man sein Verhalten anpasst, ist jedem/jeder selber überlassen.