Heute möchte ich euch ein Feature vorstellen, welches ich selber erst seit kurzem aktiv nutze. So habe ich mich vor ca. 6 Wochen dazu entschlossen Outlook nur noch aus dem Web zu bedienen. Sprich die Desktop-App bleibt seither bei mir geschlossen. Ich muss zugegeben: Am Anfang war es super mühsam – da sind wir wieder beim Thema «Change ist gut, solange es nicht mich selbst betrifft» 😁. Mittlerweile habe ich mich stark daran gewöhnt und schätze die zusätzlichen Möglichkeiten sehr. Unter anderem das Arbeiten mit den Kategorien, welche aus meiner Sicht vor allem im Web sehr gut funktioniert – das Arbeiten mit den Kategorien war nicht zuletzt einer der entscheidenden Gründen für mich diesen «Wechsel» zu vollziehen.
Wieso outlook im Web?
Diese fragte stellte ich mir auch immer wieder am Anfang «wieso mache ich das eigentlich» 😂 – Spass bei Seite. In der Tat ist es so, dass viele Funktionalitäten zu erst oder gar ausschliesslich im Outlook Web zur Verfügung gestellt werden. Ich für mich persönlich habe den Anspruch, beide Welten zu kenne, damit meine Kund:innen auch entsprechen beraten kann.
So wurden beispielsweise viele Ankündigungen an der Ignite vorgenommen (Zu den Ankündigungen an der Ignite). Arbeitszeiten und -ort direkt in Outlook pflegen, Quick-Reactions auf Outlook etc. All diese Features sind vorerst nur im Outlook Web verfügbar. Gleichzeitig sind das Features welche eine enorme Effizienzsteigerung mit sich bringen. Zusätzlich hat man auch die Möglichkeit Bookwithme einzusetzen.
Das Arbeiten mit Kategorien
Wieso machen Kategorien im täglichen Arbeiten Sinn? Viele von euch haben oder hatten sicherlich eine super Ordnerstruktur in Outlook, wohin die Mails jeweils verschoben wurden. Mit Kategorien + Archivierung können wir quasi das gleiche machen. Ihr könnt beliebig viele Kategorien erstellen und dabei dann einer Mail eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Nach diesen Kategorien kann zukünftig explizit gesucht werden. Hinzu kommt, dass ihr die Kategorien auch für euren Kalender verwendet könnt. Dies erlaubt mir einen ganzheitlichen Ansatz und gleichzeitig färbt es mir den Kalender direkt in der entsprechenden Farbe ein, was für mich eine grosse Erleichterung ist, mir schnell einen Überblick zu verschaffen.
Kategorien erstellen
Ihr könnt ganz einfach neue Kategorien erstellen in dem ihr mit einem <Rechts Klick> auf das Mail klickt und dann unter «Kategorien» auswählt. Ganz einfach die gewünschte Bezeichnung eintragen bspw. «Verkauf», die Farbe auswählen und bestätigen.
Kategorien Hinzufügen / Suchen
Wenn ihr eine Vielzahl von Kategorien hinzugefügt habt, dann werdet ihr zuerst immer die zuletzt gebrauchten bzw. eure Favoriten sehen. Ihr könnt aber ganz einfach nach einem Begriff suchen und promt zeigt es euch die Kategorien an.
Kategorien im KAlender anwenden
Wie bereits angekündigt, kannst du diese Kategorien dann auch weiterverwenden. So kannst du im Kalender direkt deine Termine mit den gewünschten Kategorien versehen, die Farbe des Kalendereintrages passt es an. Des Weiteren kannst du beispielsweise beim Verwenden von Bookwithmeh, ebenfalls für die Termine direkt die Kategorien angeben, was wiederum eine enorme Erleichterung ist.
Effizientes wiederfinden von Inhalte
Da du von nun an deine Mails jeweils mit einer Kategorie ausstattest, kannst du in Zukunft ganz schnell deine Mails finden. Und da wir uns von den Ordner verabschiedet haben und wir mehrere Kategorien hinzufügen können, bist du noch schneller als mit der Ordnerstruktur.
Arbeitest du mit den Kategorien?
Kanntest du diese Arbeitsweise bereits? Haben sich die Kategorien bereits in deinem Alltag etabliert oder aus einem bestimmten Grund nicht? Teile deine Erfahrung und Wissen im Kommentar.
