Wieso braucht es Microsoft Viva?

Durch das Announcement von zwei weiteren Viva Modulen (vgl. meinen letzten Blogpost) wächst Viva beinahe monatlich. Es ist klar ersichtlich, dass Viva nicht einzelne Tools sind, sondern eine ganze Plattform ist. Umso wichtiger ist zu verstehen, weshalb es eine solche Plattform benötigt. Genau diese Frage möchte ich mit diesem Blogpost beantworten. Die Grundlage dieses Artikels liefert die Work Index Trends aus dem Jahr 2021 und 2022 der Microsoft. Aus welchem ebenfalls die Kennzahlen und Bilder/Grafiken stammen.

WIESO eine Employee Experience? 

Bereits vor einem Jahr hat die Microsoft die Herausforderungen im hybriden Arbeitsmodell mit Studien belegt. Mit der neusten Studie von Microsoft «Hybrid Work is just Work. Are we doing it wrong?» liefert die Microsoft weitere spannende Fakten zu den Herausforderungen im hybriden Arbeitsmodell. 

von Personen die aktuell hybrid arbeiten, planen ausschliesslich remote zu arbeiten

Quelle: Microsoft Work Trend Index 2021

Mit dem neusten Work Trend Index «Hybrid Work is just Work. Are we doing it wrong?» liefert die Microsoft weitere spannende Fakten zu den Herausforderungen im hybriden Arbeitsmodell. Besonders interessant, dass man die Erfahrungen der vergangen zwei Pandemie-Jahren berücksichtigen konnte. Aus dieser Studie werden drei Key-Findings abgeleitet:

1. End productivity paranoia
2. Embrace the fact that people come in for each other
3. Re-recruit your employees 

End productivity paranoia

Zu Deutsch: Beenden der Produktivitäts-Paranoia. 

Doch was meint die Microsoft damit? Wir arbeiten so viel wie noch nie und gleichzeitig haben viele Führungskräfte Angst, dass ihre Mitarbeitende produktiv arbeiten. Aus der Studie kommt ebenfalls hervor, dass 87% der Mitarbeitende sagen, dass sie produktiv während der Arbeit sind – diese Kennzahl wird durch die Auswertung der Microsoft365 Nutzungen verstärkt. Seit der Pandemie sind die Anzahl der Meetings pro Person stark gestiegen (+153%), gleichzeitig stieg auch die Anzahl von Überbuchungen (mehr als ein Meeting zur gleichen Zeit) drastisch an. In diesem Jahr war der durchschnittliche Anstieg pro Person bei +46%.

Betrachten wir die Führungskräfte, haben 85% im gleichen Zeitraum geantwortet, dass die Umstellung auf hybride Arbeitsformen es schwierig gemacht hat, sich darauf zu verlassen, dass die Mitarbeiter produktiv sind.    

Der Führungskräfte sagen, dass sie volles Vertrauen in die Produktivität ihres Teams haben

Diese Wahrnehmungs-Diskrepanz zwischen Mitarbeitenden und Führungskräfte führt zu dieser sogenannten «Produktivitäts-Paranoia». Was im Umkehrschluss auch die hybriden Arbeitsmodellen gefährden können. Doch nicht nur das Arbeitsmodell ist gefährdet, sondern auch die Mitarbeitenden selbst. In derselben Studie wurde aufgezeigt, dass 48% der Mitarbeitenden und 53% der Führungskräfte seien bereits «ausgebrannt». Aus diesem Grund ist es unerlässlich dem entgegenzuwirken und mit den geeigneten Hilfsmittel beide Parteien zu unterstützen.

Verstärkend kommt hinzu, dass wir in einer Welt leben, in welcher alles immer superdringend und wichtig ist – entsprechend brauchen die Mitarbeitenden von den Führungskräften Klarheit und Sinnhaftigkeit, indem sie ihre persönlichen und Teamziele in Einklang mit ihrer Arbeit bringen. Durch die steigenden Anforderungen und Arbeitslast ist Aufwand und Ertrag nicht mehr im Einklang, wodurch mittel- und langfristig die Produktivität der Mitarbeitenden sinkt. Hier brauchen die Führungskräfte die Möglichkeit solche Arbeitsmuster zu erkennen und regelmässiges Feedback der Mitarbeitenden einfordern zu können. Und dieses Feedback kommt heutzutage häufig zu kurz. Nur 43% der befragten Mitarbeitenden können mit Sicherheit sagen, dass mindestens einmal im Jahr ein Mitarbeitenden Feedback eingefordert wurde. Selbst wenn ihr Unternehmen zu den wenigen Prozenten auf der Welt gehört, welche regelmässiges Feedback einfordern, kommen folgende Kennzahlen hinzu: 75% der Mitarbeitenden (und 80% der Managers) sind der Meinung, dass zu wenig oft Feedback eingefordert wird. Doch genau mit diesen genannten Punkten, schaffen es die Unternehmungen sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber dem Rest zu erzielen.

⚒️ Welche Viva Tools können da unterstützen?

• Viva Goals für die Visualisierung der OKRs
• Viva Pulse für die regelmässigen Befragungen
• Viva Insights für das Erkennen von Arbeitsmustern und Sicherstellen des Wohlbefindens

Embrace the fact that people come in for each other

Zu Deutsch: Akzeptieren Sie die Tatsache, dass Menschen sich gegenseitig helfen. Viele Unternehmungen standen vor der Herausforderungen wie man mit dem hybriden Arbeitsmodell umgeht. Dabei empfanden es einige Unternehmen als sinnvoll, die Mitarbeitenden wieder Vollzeit ins Office zu befördern. Doch auch viele Unternehmungen haben diese Policy wieder über den Haufen geworfen, nach dem sie festgestellt hatten, dass es nicht wie gewünscht funktioniert hatte. Dies wirft die Frage auf, wie die Führungskräfte sicherstellen können, die Mitarbeitenden für den Aufenthalt im Büro Priorität einzuräumen. Gemäss Studie der Microsoft, zeigen die Daten eine klare Aussage auf: Menschen besuchen sich gegenseitig, um das wiederzufinden, was sie vermissen. Nämlich die soziale Verbindung mit den anderen Menschen. Entsprechend kann dies ein starker Hebel sein, seine Mitarbeitende wieder ins Büro zu bringen.

Wenn man die Entscheidungsträger befragt, so ist es eindeutig: 82% gibt an, dass es ihnen eine Anliegen ist, dass die Mitarbeitenden wieder regelmässig im Büro auftauchen. Gleichzeitig befinden wir uns heute an einem anderen Punkt wie vor der Pandemie. Die Mitarbeitenden erwarten die Flexibilität und Autonomie, wann, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen. Denn die Work-Policy alleine wird nicht ausschlaggebend sein: 73% der Arbeitnehmenden und 78% der Entscheidungsträger geben an, dass sie einen besseren Grund brauchen als nur die Erwartung eines Unternehmens, damit sie wieder ins Büro pendeln. Dies kann sich vor allem auch langfristig im Reissen um die Top-Talente auf dem Markt niederschlagen. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr soziales Kapital in der Unternehmung gezielt fördern und dadurch auch das Bewusstsein innerhalb der Teams sicher können.

Der Gen Z suchen vor allem den persönlichen Kontakt zur Führungskraft

Klar ist, wenn es einzig um das Erledigen der eigentlichen Arbeit geht, bevorzugen viele Menschen das Arbeiten von zuhause aus. Dadurch sparen sie Zeit (bspw. Arbeitsweg) und können sich zu dem noch besser konzentrieren. Dies bestätigt auch der Work Index Trend von Microsoft: Der Kontakt zu Kolleginnen ist eine der Hauptmotivationen für persönliches Arbeiten. Für diese soziale Kontakte sind auch sehr viele Mitarbeitende bereit die Arbeitszeit und das Pendeln in Kauf zu nehmen. Denn diese soziale Kontakte sind in den letzten Jahre unter Mitleidenschaft gezogen worden. Dies spüren auch 68% der Entscheidungsträger, welche das hybride Arbeiten als grosse Herausforderung im Hinblick auf die soziale Beziehungen innerhalb der Teams sehen. Diese Aussage wirkt verstärkt, in dem man betrachtet, dass rund die Hälfte der Mitarbeitenden angibt, die Beziehung ausserhalb zu ihrer Arbeitsgruppe schwächer geworden ist.

Dabei ist auffallend, dass gemäss Studie vor allem die Generation Z besonders motiviert ist, seine Arbeitskollegen persönlich zu treffen. 

Dieses Bedürfnis der Mitarbeitende, deckt sich mit einem wichtigen Punkt für die Unternehmungen: Der Wiederaufbau von Sozialkapital. Nun stehen wir aber genau vor diesem Zwiespalt, auf beiden Seiten steht das Bedürfnis auf engeren Kontakt, gleichzeitig aber möchte man die Flexibilität und Autonomie nicht aufgeben. Daher ist das Büro nicht die einzige Antwort auf diese Fragestellung. Vielmehr ist es eines von vielen gezielten Massnahmen und Möglichkeiten. Zusätzlich kann man mit Technologien diesen Herausforderungen entgegenwirken, um beispielsweise die Mitarbeitenden durch gezielte Kommunikationen auf allen Levels abzuholen. Gemäss der Studie müssen diese Kommunikationen dabei vor allem authentisch sein. Denn Mitarbeitenden nennen Authentizität als die Eigenschaft Nummer 1, die ein:e Manager:in haben kann, um sie bei der Arbeit zu unterstützen.

⚒️ Welche Viva Tools können da unterstützen?

• Viva Connections zur Sicherstellung der Unternehmenskultur und -kommunikation
• Viva Engage für die Erstellung und Förderung von Communities
• Viva Amplify für eine zielgerichtete interne Kommunikation

Re-recruit your employees

Zu Deutsch: Re-Rekrutiere deine Mitarbeitende. Beinahe alle Personen sind gefordert sich laufend weiterzubilden und neue Fähigkeiten wie bspw. auch neue Tools anzueignen. Die Daten zeigen, dass Mitarbeitende, welche sich nicht weiterentwickeln können, nicht lernen und wachsen können, das Unternehmen verlassen werden. Wir befinden uns in einer Zeit des «War of Talents», umso wichtiger ist es, seine bestehenden Mitarbeitenden behalten zu können und als attraktiver Arbeitgeberin aufzutreten. Entsprechend sind die Führungskräfte gefragt, diesem Bedürfnis des Lernens Priorität und Aufmerksamkeit zu widmen. Andernfalls wird man mit einer hohen Fluktuation kämpfen zu haben. Dies verdeutlicht einmal mehr der Work Index Trend 2022, in welchem 76% der Mitarbeitenden gesagt haben, sie wären länger in ihrem Unternehmen bleiben würden, wenn sie mehr Unterstützung bei der Weiterbildung und Entwicklung erhalten könnten.

Verstärkt wird der Aspekt des «Re-Recruiting» mit dem Fakt, dass 2 von 3 Mitarbeitenden länger in ihrem Unternehmen bleiben würden, wenn es einfacher wäre, intern den Arbeitsplatz zu wechseln. Bei Personalmanagern und Führungskräfte ist dies sogar im Verhältnis 3 von 4.

Spannenderweise geben 68% der Mitarbeitende und 77% der Entscheidungsträger an, dass sie lieber einen Quereinstieg machen würden, der ihnen neue Fähigkeiten bietet, als einen vertikalen Wechsel, der zwar höherwertig ist, aber weniger Lern- und Wachstumsmöglichkeiten bietet.

Das Commitment bzw. Bindung an ein Unternehmung hat einen direkten Einfluss auf die Lern- und Weiterbildungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens. Gemäss dem Work Index Trend sind für die Mitarbeitende die Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten der wichtigste Faktor für eine gute Arbeitskultur (im Jahr 2019 war dies noch Platz 9).

Es lässt sich abschliessend festhalten, dass dieser Faktor als Erfolgsrezept für die Mitarbeiterbindung gilt, beziehungsweise als sehr grosses Risiko für die Unternehmen zu verstehen ist, falls dies vernachlässigt wird

⚒️ Welche Viva Tools können da unterstützen?

• Viva Learning zur Förderung der Lernkultur im Work of Flow
• Viva Connections zur Kommunikation von Vision, Mission und Werte der Unternehmung
• Viva Topics für ein zielgerichtetes Wissensmanagement 
• Viva Goals für die Implementierung von OKRs zur Visibilität der Unternehemsndenkweise

WAS Nun?

Wir verstehen und sehen nun die vielen Herausforderungen im Kontext des hybriden Arbeitens. Gleichzeitig haben wir pro Key-Findings die ersten Action-Plans. Um diese Action-Plans erfolgreich und nachhaltig zu realisieren kann die Technologie zur Hilfe gezogen werden. Microsoft Viva adressiert genau diese Herausforderungen und liefert erste Antworten auf die Fragestellungen.

In den kommenden Wochen stelle ich dir die einzelnen Module im Detail vor, damit ich dir eine gesamtheitliche Betrachtung liefern kann. Am besten abonnierst du dir direkt meinen Blog, damit du die einzelnen Module nicht verpasst. 👇

Meine persönliche Einschätzung

Die Herausforderungen und Komplexität als Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmenden werden immer grösser. Ich persönlich, habe den Anspruch an mich als Führungskraft diesen gerecht zu werden. Einige Punkte bedeuten auch einen Change-Prozess in mir selbst. Studien wie der Work Trend Index helfen wir mir das Big-Picture zu verstehen. Ich bin ebenfalls der klaren Auffassung, dass Tools wie eine Employee Experience gezielt und sinnvoll eingesetzt werden müssen. Idealerweise in dem natürlich «Flow of Work», weshalb ich so überzeugt von Microsoft Viva bin. 

Deine Meinung Interessiert mich

Wie schätzt du den Work Trend Index ein? Widerspiegeln die Zahlen und Statistiken auch dein Empfinden oder erlebst du dies in deinem Arbeitsalltag anders?

Lass es mich in den Kommentaren wissen.