Kennst du das Gefühl, wenn dein E-Mail-Posteingang und dein Kalender vor lauter Nachrichten und Terminen überquellen? Die Organisation von E-Mails und Terminen kann manchmal zu einer echten Herausforderung werden. Hier kommen Kategorien in Outlook ins Spiel.

Warum Kategorien verwenden?

Kategorien sind wie Farbcodes für deine E-Mails und Termine. Indem du Nachrichten und Ereignisse mit bestimmten Kategorien markierst, schaffst du Ordnung und Struktur. Das macht es nicht nur einfacher, den Überblick zu behalten, sondern auch schneller, bestimmte Inhalte zu finden. Stell dir vor, du könntest auf einen Blick erkennen, welche E-Mails & Termine Kunde A oder B, eine neue Oppty oder interne Angelegenheiten betrifft.

Die richtige Nutzung von Kategorien

Jetzt fragst du dich vielleicht, wie du Kategorien effektiv nutzen kannst. Es ist eigentlich ganz einfach. Du kannst Kategorien nach Farben oder Bedeutung sortieren. Ich habe zum Beispiel Grün für Verkaufsthemen, Orange für interne Themen, Pink für persönliche Themen und dann pro Kunde eine passende Farbe. Durch eine klare Struktur wird das Auffinden von Informationen deutlich vereinfacht.

Vielleicht möchtest du zwischen Projekten, Teams oder Fristen unterscheiden. Mit benutzerdefinierten Kategorien bist du flexibel und kannst Outlook an deine individuellen Anforderungen anpassen.

Viva Insights: Dein persönlicher Produktivitätscoach

Ein weiterer Grund, Kategorien in Outlook zu nutzen, ist die Verbindung zu Viva Insights. Viva Insights ist wie dein persönlicher Produktivitätscoach, der dir hilft, effizienter zu arbeiten und einen ausgewogenen Arbeitsrhythmus zu finden. Durch die Kombination von Kategorien und Viva Insights erhältst du Einblicke in deine Arbeitsgewohnheiten. Du kannst sehen, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben aufwendest und erhältst Vorschläge, wie du deine Arbeitszeit optimieren kannst.

Outlook-Kategorien als Hidden-Champion in Microsoft 365

Outlook-Kategorien könnten als ein weiterer Hidden-Champions in Microsoft 365 betrachtet werden. Oft übersehen, aber äusserst leistungsstark, wenn sie richtig eingesetzt werden. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, deine digitale Welt zu organisieren und dabei Zeit zu sparen.

In einer Welt, in der die Informationsflut ständig zunimmt, sind Werkzeuge wie Outlook-Kategorien für mich unverzichtbar. Sie ermöglichen es dir, den Fokus zu behalten, effektiver zu arbeiten und letztendlich mehr Kontrolle über deine digitale Kommunikation zu erlangen.