Shared Channels in Teams

Wenn man tagtäglich Einführungen und Konzeptionen von Microsoft Teams in Unternehmungen vornimmt, dann gibt es immer wieder Stolpersteine und Gegebenheiten, die in fast allen Fällen vorkommen. Ein häufiges Thema ist und war die Berechtigungsgeschichte und die Handhabung von Teams und dessen Kanälen. Umso mehr habe ich mich auf das neue Feature SharedChannels in Microsoft Teams gefreut. Aktuell befindet sich das Feature im Public Preview. Diese Chance habe ich genutzt, um es zum ersten Mal zu testen und meine Eindrücke mit euch zu teilen.

WIESO?

Bei all den vielen Vorteilen die Microsoft 365 und vor allem der Einsatz von Microsoft Teams mit sich bringt, gibt es auch gewisse Limitationen. An diese stosse ich immer wieder, wenn ich Organisationen anhand ihrer Aufbau- und Ablauforgansation in Teams abbilde. Microsoft Teams ist so konzipiert, dass es im Wesentlichen nur noch zwei bzw. drei Berechtigungsstufen gibt.

1. Owner
2. Member
3. Gäste

Innerhalb dieser unterschiedlichen Stufen unterscheidet sich die Berechtigungen nur sehr minimal. So können Owner weitere Mitglieder:innen / Gäste in einzelnes Team einladen oder sie können weitere Einstellungen vornehmen. Aber alle hinzugefügten Personen innerhalb eines Teams sehen standardmässig alle Inhalte und alle Kanäle.

Das Kanäle alleine nicht ausreichen hat man relativ schnell festgestellt, wodurch schon bald die Ankündigung kam, dass es private Kanäle geben wird. Doch auch mit dem neuen Konstrukt kam man immer wieder an seine Grenzen, denn so gibt es doch einige Limitationen auch mit diesem Feature. Beispielsweise liegt die Grenze bei maximal 30 Channels pro Teams und zusätzlich sind auch nicht alle Features (bspw. Planer) verfügbar. Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass auch mit den privaten Kanäle nicht alle Use-Cases zielgerichtet in Teams abgebildet werden können.

Es war auch mit privaten Kanälen schnell klar, es braucht weitere weitere Lösungen, um noch besser und effizienter kollaborieren zu können.

WAS?

Und so wurde schon vor über einem Jahr die SharedChannels angekündigt. Doch liefert dies auch den gewünschten Mehrwert? Dem möchte ich weiter auf den Grund gehen:

SharedChannels (Dt: «Freigegebener Kanal») liefern die Möglichkeit losgelöst oder on-top zur Teams-Struktur weitere Berechtigungsstrukturen abzubilden. Hierfür erhält im Hintergrund jeder SharedChannel (wie bei den private Channels auch) eine eigene SharePoint-SiteCollection. Diese SharePoint Seite kann mit sämtlichen Funktionalitäten bedient werden. 

Was bringt dir das nun?

Dieses Konzept der SharedChannels lässt eine völlig neue Dimension in Microsoft Teams zu. Denn ab sofort hat man die Gelegenheit,

• den gleichen Kanal in viele unterschiedlichen Teams zu platzieren;
• man kann Personen in einen Kanal hinzuzufügen ohne, dass diese Mitglied des Teams ist;
• Zusammenarbeit über mehrere Organisationen hinweg, lassen sich stark vereinfachen. Das lästige Wechseln der Organisation, Verpassen von Nachrichten etc. gehören somit der Vergangenheit an.

 Welche Limitationen sind aktuell bekannt?

Natürlich gibt es auch im Umgang mit SharedChannels Limitationen. Hierbei muss man erwähnen, dass sich diese laufend ändern können. Die offizielle Seite spricht aktuell von den folgenden Limitationen (vgl. hier):

• Maximal 50 SharedChannels pro Teams;
• maximal 50 Teams, mit welchem der SharedChannel geteilt werden kann (exkl. übergeordnetes Teams);
• maximal 1’000 direkte Mitglieder:innen;
• Es unterstützt die Tab-Funktion ausser Stream, Planner und Forms;
• Line-of-Business Apps, Bots, Connectors und Message-Extensions sind im public preview nicht unterstützt;
• Wenn ein Team kopiert wird, wird der SharedChannel nicht mitkopiert;
• Notification von SharedChannels-Nachrichten sind nicht in der Mail über die verpassten Aktivitäten.

WIE?

Die Erstellung ist ganz einfach. Ihr erstellt einfach einen neuen Kanal in eurem gewünschten Teams und seht dann eine neue Option «Freigegeben».

Danach seht ihr, dass der Channel direkt in eurem Teams erscheint. Dieses Mal mit einem anderen Icon. So lassen sich private Kanäle und SharedChannels (Freigegebene Kanäle) einfach unterscheiden:

Neu habe ich dann viele Möglichkeiten wie ich den Kanal teilen möchte.

Variante 1 Mit einer Person: Hier kann ich ganz gewohnt einfach die E-Mail-Adresse eintragen – sowohl für interne, wie auch externe Benutzer. (vgl. Beitrag Gäste und SharedChannels)

Variante 2 Mit einem Team: Hier kannst du den/die Teambesitzer:in informieren, dass du den Kanal teilen möchtest.

Variante 3 Mit einem Team, dass du besitzt: Hier kriege ich ein Auflistung meiner Teams und kann es direkt hinzufügen.

Mein Persönliches Fazit

Mein erster Eindruck scheint sehr vielversprechend zu sein. Ich habe bereits sehr viele Use-Cases im Kopf, welche perfekt für das Konzept der SharedChannels ist. Ich kann euch hierzu auch den aktuellsten Blog-Beitrag von Microsoft empfehlen.

Es ist natürlich etwas bedauerlich, dass Funktionalität wie bspw. Planner (noch) nicht zur Verfügung stehen. Da das Feature sich aktuell im public preview befindet, muss man noch mit kleineren Anpassungen rechnen. Des Weiteren muss der Unterhalt in Zukunft der SharedChannels sichergestellt werden, da die Strukturen in Teams definitiv an Komplexität zunehmen. Zu guter Letzt ist die Handhabung für die Nutzer:innen sicherlich zu Beginn wieder gewöhnungsbedürftig, aber ich bin überzeugt, dass dies eine kurze Anpassungszeit braucht.

Schlussendlich ist es matchentscheidend, dass die vorliegende Teams-Governance auch das Konzept der SharedChannels berücksichtigt und umgekehrt. Sollte noch keine Governance vorliegen, dann wäre spätestens jetzt der Zeitpunkt, wo dies definitiv Sinn macht.

Ich freue mich bereits sehr, das Feature aktiv in meine Projekte einzubeziehen und so das Teamssetup bei meinen Kund:innen noch gewinnbringender zu gestalten. 

Deine Meinung Interessiert mich

Wie schätzt du das Potential von SharedChannels ein? Wirst du dies nutzen?

Lass es mich in den Kommentaren wissen