WIESO?
Ein elementares Element bei der Nutzung von Microsoft Teams, ist das richtige taggen von Personen. Andernfalls gibt es einen Informationsüberfluss, wodurch die Mitarbeitenden nicht mehr gezielt die Nachrichten erhalten. Nun hat man standardmässig unterschiedliche Varianten Personen zu taggen. So kann man ein ganzes Teams (@[Teamname]) oder einen Kanal (@[Kanalname]) taggen. Dabei gibt es aber die Problematik, dass immer alle Personen die Mitglied sind, eine Notification erhalten. Alternativ kann man Einzelpersonen taggen, jedoch kann dies wiederholend sehr ineffizient und aufwändig sein. Wenn ich beispielsweise ‹alle aus dem Squad A› taggen möchte, müsste ich jedes Mal 5-7 Personen taggen und dabei auch noch wissen, wer alles Mitglied von Squad A ist.
WAS?
Aus diesem Grund gibt es in Microsoft Teams die Möglichkeit so genannte Custom Tags zu erstellen. Dabei kann man einen Begriff (bspw. «Squad A») definieren und die Personen hinzufügen. Um diese Funktion aufrufen zu können, muss man Besitzer:in des Teams sein.
WIE?
1. Als Teams-Besitzerin navigierst du zu deinem gewünschten Team und klickst dabei auf die «…» und anschliessend auf «Tag verwalten»
2. Sofern du noch keine Tags erstellt hast, siehst du bei dieser Übersicht auch nichts. Klicke auf ‹Tag erstellen› um deinen ersten Tag zu erstellen.
3. Dabei öffnet sich ein Pop-Up in welches du die Informationen ausfüllen kannst. Wähle einen sprechenden Namen aus. Füge immer eine Beschreibung hinzu, damit andere Personen den Tag einordnen können und füge zum Schluss die notwendigen Personen hinzu. Merke: Du kannst nur Personen hinzufügen, die auch Teil des Teams sind.
4. Nachdem du den Tag erstellt hast (oder sogar mehrere) findest du diesen in der Übersicht. Dabei ist wiederum die Relevanz der Beschreibung ersichtlich
5. Dabei kannst du nun in sämtlichen Kanälen diesen Tag verwenden um zielgerichtet ‹Squad A› anzuschreiben.
Deine Meinung Interessiert mich
Nutzt du in deiner täglichen Arbeit die CustomTags? Falls ja, in welchen Szenarien findest du diese hilfreich?
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Zusammenfassung
Das Tagging ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in der effizienten Nutzung von Microsoft Teams. Hierbei kann es schnell ineffizient werden, viele Personen miteinander zu taggen. Aus diesem Grund können Custom Tags sehr hilfreich sein.
