Heute möchte ich euch ein Konstrukt in Microsoft Teams vorstellen, dass wohl nur wenige kennen und daher für mich eine Art Hidden-Champion ist. Die Rede ist von Teams-Hierarchy. Wusstest du, dass du damit eine Art Hierarchie abbilden kannst und dadurch bspw. im Aufgabenmanagement völlig neue Möglichkeiten erhältst? Denn mit diesem Feature lässt sich eine Baumstruktur mit deinen Teams erstellen. Diese Struktur kann dann wiederum dafür verwendet werden, dass du Aufgaben zentral an unterschiedlichste Teams publizieren kannst.
Wieso Teams-Zielhierarchie hilfreich sein können?
By Design liefert Teams keine Möglichkeit von Abhängigkeiten oder Hierarchien, sondern alle Teams sind ganz einfach in einer flachen Hierarchie. Natürlich kann man über SharedChannels gewissen Teams-Kanäle miteinander verbinden. Es gibt auch gewisse Provisionierungstools die eine solche Hierarchie Nachahmen können, aber nichts ist wirklich von der Grundüberlegung so konzipiert, dass es vollverankert ist. Ausser: Teams-Zielhierarchie! Durch das Einrichten einer Teamzielhierarchie wird es der Organisation ermöglicht, Inhalte an eine grosse Gruppe von Teams zu veröffentlichen. Dadurch erhalten wir völlig neue Möglichkeit für das Organisieren von grossen Teams-Strukturen.
Schauen wir uns das im Detail an.
Was ist Teams-Zielhierarchie?
Mit diesem Konstrukt können wir definieren, wie alle Teams in der Hierarchie verknüpft sind. Damit kann man das Veröffentlichen von Aufgaben steuern, oder auch welche Teams-Benutzer über die Veröffentlichungsrechte verfügen. Zum aktuellen Zeitpunkt (Mitte Dezember 2023) kann das Konstruktur vor allem für das Publizieren und Veröffentlichen von Aufgaben verwendet werden. Ich persönlich denke, dass diese Funktionen in Zukunft noch weiter ausgedehnt werden können.
Wie kann man Teams-Zielhierarchie einsetzen?
Das Setup findet als Administartor und mittels eine .csv-File statt. Dabei kann man neben den Zugehörigkeiten, auch weitere Attribute festlegen. Das tolle an den Attributen ist, dass man diese dann ganz einfach beim Verteilen der Aufgaben als Filtermöglichkeit verwenden kann. Des Weiteren kann man auch übergeordnete Buckets für den Planner mitliefern. Alles im Detail findet ihr in der Microsoft-Dokumentation.
Effizientes Aufgabenmanagement, dank Teams Zielhierarchie, als Endresultat
Sobald das Setup abgeschlossen ist, hat man die Möglichkeit die Aufgabenverteilung in einem neuen Level zu verteilen. Wechslet man nun in der Teams-App auf «Tasks by Planner and ToDo» (bzw. an der Ignite 2023 wurde angekündigt, dass es bald wieder einfach nur «Planner» heisst *juhu :-)*), findet man neu das Tab «veröffentlichte Liste». An dieser Stelle kann man nun neue Aufgabenlisten erstellen. Wobei jede Liste mehrere Aufgaben beinhalten kann. Nach dem alle Aufgaben erstellt wurden (inkl. Fälligkeitsdatum, allfälliges Bucket oder auch Checklisten-Punkte), kann ich die Liste veröffentlichen. Bei der Veröffentlichung kann ich auswählen, an welche Teams ich das publizieren möchte. Hier greifen dann wiederum die Attribute, für das einfache Filtern. Zu guter Letzt, kann man dann bei der Veröffentlichung eintstellen, welche Personen benachrichtigt werden sollen (Besitzer oder alle Team-Mitglieder).
Aus Enduser Sicht eines Teams, finde ich dann die neue Aufgabe ganz einfach in meinem Planner-Board. Jedoch mit dem Unterschied, dass ich Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Checkliste nicht anpassen kann.
Aus Sicht der zentralen Stelle, welche die Aufgaben veröffentlicht haben, habe ich hier die Möglichkeit, ganz einfach Auswertungen zu erhalten, welches Teams welche Aufgabe bereits zugewiesen und abgeschlossen haben.
