Am heutigen Tag möchte ich euch den Ansatz des Portalgedankes etwas näher bringen. Wir wir von Microsoft 365 sprechen, dann spricht man häufig über die einzelnen Tools wie Teams, SharePoint, Planner etc. Doch nicht nur die Tooldiskussion kommt immer wieder auf, sondern auch die umfassbare Breite und Tiefe, welche mit Microsoft 365 einher gehen. Wie man dem am besten entgegenwirkt und wie man es schafft, die unterschiedlichen Tools bestmöglich zu vereinen, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Organisations- und kein IT-Projekt
Häufiger sehe ich, dass die Aufwände für die Einführung oder den effektiven Einsatz von Microsoft 365 gescheut werden. Daraus resultiert, dass die Projektleitung (häufig die IT) gewissermassen die neue Arbeitsweise entweder
a) einfach vorgibt
b) nichts vorgibt und «man einfach mal machen soll»
Beides funktioniert aus meiner Sicht nur bedingt. Wir haben die Tatsache, dass der Einsatz von Microsoft365 oder deren Einführung ein Organisationsprojekt ist und kein IT-Projekt. Wieso? Weil wir kaum technologische Diskussionen führen, da diese durch den strategischen Einsatz von M365 gegeben sind. Dementsprechend müssen wir dies auch in dem Vorhaben berücksichtigen. Der Einbezug von Businessvertreter:innen ist unabdinglich. Klar muss dies in Relationen zur Unternehmensgrösse stehen, aber wir bilden ein Portal für die Organisation. Dabei soll das Ziel sein, dass die Tools eine Hilfestellung für die Realisierung der Anwendungsfälle sind und NICHT, dass die Tools vorgeben wie die Anwendungsfälle aussehen. Also müssen wir den Einsatz von M365, Power Platform, Viva und allfälligen Dritttools als Portal betrachten, welches den Mitarbeitenden einen digitalen Schreibtisch liefert, wo alle Informationen im aktuellen Kontext zur Verfügung stehen.
Dabei geht es viel weniger darum von heute auf morgen alles auf den Kopf zu stellen. Sondern viel mehr ein klares Big-Picture für die Zukunft zu definieren und danach Schritt für Schritt sich an dieser Vision annähern. Dies erlaubt einem flexible auf allfällige Bedürfnisänderungen einzugehen, gleichzeitig kann man auch die Mitarbeitenden ideal auf diesem Weg mitnehmen. Denn ein erfolgreicher Einsatz ist es dann, wenn die Mitarbeitenden den neuen Ansatz verstehen und diesen auch Schritt für Schritt besser einsetzen können. An dieser Stelle nochmals der Reminder, Change-Management ist der Schlüssel für den langfristigen und nachhaltigen Einsatz der neuen Arbeitsweise.
Anwendungsfälle im zentrum
Wie geht man nun konkret vor? Ein bewährter Ansatz, welcher ich häufig verwende ist, zu aller erst klassisches «Requirements Engineering». Das heisst, nicht nur die Anforderungen aufnehmen, sondern vor allem auch verstehen weshalb diese Anforderungen aufgebracht werden. Des Weiteren liegt die Kunst dabei, nicht nur die Anforderungen 1:1 aufzunehmen, sondern durch gezieltes Envisioning neue Anforderungen bei den Mitarbeitenden hervorzubringen.
«Wenn ich Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde» – Henry Ford
Eines meiner Lieblingszitate, weil es so sinnbildlich die Schwierigkeit aufzeigt. Man ist in seiner Denkweise häufig limitiert, im Sinne von kann seine Anforderungen und Wünsche dahingehend benennen was man bereits kennt. Darum ist in dieser Phase das Envisioning ebenfalls ein enorm wichtiger Bestandteil.
Ausgehend von den Anforderungen, stehen nun die Anwendungsfälle im Zentrum. In der Software Entwicklung spricht man häufig von User-Stories. Welches ein Konstrukt liefert, um die Anforderungen einheitlich aufzuarbeiten. «Als [Rolle], [möchte} ich, [damit]» – Im Wesentlichen halten wir dabei drei wichtige Punkte fest «wer» «was» «wieso». Wenn wir das verstehen und danach noch die «Akzeptanzkriterien» definieren, haben wir ein umfassendes Bild über die Anwendungsfälle. Ausgehend von den User-Stories können wir nun unser Big-Picture definieren. Und erst jetzt, können wir ausgehend von dem Big-Picture uns die notwendigen Puzzle-Teile aus M365, Power Platform oder Viva zusammenstecken, damit wir das grosse Bild erhalten.
Quelle des Bildes: Jumpto365
Die geniale Abbildung von jumpto365, zeigt nochmals das umfassende Paket von Microsoft365, Viva und der Power Platform auf. Entsprechend ist es so wichtig, dass man sich eine klare Struktur aufbaut und ausgehend von dem sein Portal Stück für Stück zusammensetzt. Die Grundlage dafür liefert dann im ersten Schritt die sogenannte Informationsarchitektur. Ähnlich wie bei einem Hausbau, plant man sein «digitales Haus» oder gar seine «digitale Stadt». Dies ist das Fundament für alle weiteren Schritte.
Portalansatz
Nun sind wir soweit, dass wir den Portalgrundsatz vorantreiben können. Dabei haben wir das Ziel, dass wir immer im aktuellen Kontext möglichst viele Informationen erhalten, so dass die Mitarbeitenden keine unnötige Zeit verlieren, durch das Hin- und Her-Wechseln von Applikationen. Das bedeutet, dass Microsoft Teams unser zentrale Hub ist. Anhand der Informationsarchitektur, werden die einzelnen Teams aufgebaut und mit den notwendigen technischen und organisatorischen Spielregeln aufgebaut. Innerhalb eines Teams (bspw. Abteilungs-Teams oder Projekt-Teams) wird dann definiert welche Tools für das Erfüllen der Anwendungsfälle notwendig sind. In den einzelnen Kanälen fügen wir dann die jeweiligen Applikationen im Tab hinzu. So finden die Mitarbeitenden dann in ihrem Projektteams (als Beispiel «Relaunch Website») alle relevanten Informationen: Dokumente (Datei / SharePoint) Aufgaben (Planner), Notizbuch (OneNote), Miro (Whiteboard), CI/CD Dokumentation (PDF).
Dies bringt der Vorteil, dass wenn nun ein neues Projektmitglied dazu kommt, es bereits alle Informationen griffbereit hat. Durch den Einsatz von Microsoft Teams und der Kommunikation direkt im Projektteams hat man gleichzeitig auch den Informationsfluss sichergestellt.
Wie sieht dein Portal aus?
Nun bist du dran! Habt ihr bei euch bereits ein ähnliches Konstrukt? Hast du noch Fragen zum Portalansatz oder welche Elemente das weiter beinhaltet? Schreib es gerne in die Kommentare!
