Ich erwähne es heute nochmals, weil es wirklich wichtig ist. Mit Microsoft 365 verfolgen wir eine Portallösung (Wieso eine Portallösung?) – damit einher kommt, dass es nicht nur darum geht eine Struktur aufzubauen, dass man miteinander chatten und virtuelle Meetings halten kann, sondern, dass die hybride Zusammenarbeit möglichst effizient erfolgt. Meine Erfahrung mit Kunden zeigt, dass vor allem das Taskmanagement sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Alle haben ihre eigene Taktik, wie die Aufgaben zu verwalten sind. Einige arbeiten mit Kalendereinträge, Outlook Aufgaben, OneNote, Planner oder gar noch mit Post-It.
Wieso es klares Taskmanagement sich lohnt
Es kommt für viele jetzt wohl nicht sonderlich überraschend, trotzdem finde ich es wichtig dies an dieser Stelle zu erwähnen. Mit einem klaren Taskmanagement haben wir die Möglichkeit den Informationsfluss sicherzustellen, unnötige Redudanzen zu eliminieren und unter dem Strich einen Effizienzgewinn erzielen.
Vorneweg es geht hierbei weniger um eine Tool-Diskussion, es ist viel mehr eine organisatorische Aufgabe und Herausforderung dies zu definieren. Ob dies am Schluss mit Planner, Azure DevOps, Jira, Monday.com oder einem anderen Aufgabentool erfolgt ist sekundär. Wichtig ist vor allem aus Tool-Sicht, dass es eine volle M365 Integration liefert. Hinzu kommt für mich der Faktor, dass es nicht unnötige zusätzliche Lizenzkosten aufwerfen darf. Daher würde ich, sofern nichts anderes bereits im Einsatz ist, den Weg mit Planner bevorzugen. Erfahre wie du wiederkehrende Aufgaben in Planner abbilden kannst.
Auf was muss man sicht achten?
Da es sich vor allem um eine organisatorische Herausforderung handelt, sind aus meiner Sicht die Spielregeln das absolute Killer-Kriterium.
- Darf man sich gegenseitig Aufgaben zuweisen? Oder muss dies mit einer Absprache erfolgen?
- Wie und in welcher Form erfolgt eine Übergabe?
- Welche Informationen müssen mind. vorhanden sein pro Aufgabe?
- Wie viel Vorlaufzeit braucht es für die Erledigung?
- Was sind die Erwartungen hinsichtlich Reaktionszeiten?
- und vieles mehr
Dies ist natürlich auch stark abhängig von dem Einsatzspektrum. Handelt es sich um eine firmenweite Einführung, für eine Abteilung oder nur für ein einzelnes Team oder gar einem Projekt.
Je einheitlicher dies in einer Unternehmung geführt wird, desto einfacher ist anschliessend auch die abteilungsübergreifende oder/under Projekt-Zusammenarbeit.
Da das Handling der Aufgaben, wie eingangserwähnt, häufig individuell gelebt wird, muss man dies zwingend mit Change & Adoption Massnahmen unterstützen. Sprich den Mitarbeitenden die notwendige Unterstützung im Alltag mit an die Hand geben.
Tools aus M365
Aus Microsoft365 Sicht sind es im Wesentlichen zwei Tools welche in Frage kommen. Zum einen ist es Microsoft Planner, welches einem erlaubt seine Aufgaben Teams-spezifisch zu organisieren. Dabei gibt es jeweils ein Board (wobei ein Teams auch mehrere Boards haben kann) welches nach dem Kanban Prinzip verwendet werden kann. Pro Board können individuelle Buckets erstellt werden. Diese Aufgaben können dann den Mitgliedern von Teams zugewiesen werden. Weitere Informationen findest du hier oder schreib mir ganz einfach im Kommentar oder aufs Mail.
Weiter hinzu kommt Microsoft Todo – Dies ist das Tool für deine eigenen Aufgaben, welche nicht einem Plannerboard zugewiesen werden können. Gerade hier ist es wichtig, festzulegen, wann kommen die Aufgaben in ein zugehöriges Planner-Board und welche Aufgaben können in einer persönlichen Aufgabenliste wie bspw. Microsoft Todo erfolgen. Falls ihr E-Mails markiert, sind diese auch in direkt hier ersichtlich. Falls ihr euch entscheidet Outlook-Web (vgl. den Beitrag dazu) zu verwenden, dann könnt ihr ganz einfach aus Mails ein Todo erstellen.
Das geniale daran ist, dass ihr in Microsoft Todo dann sämtliche Aufgaben auffinden könnt, auch diese aus Planner.
Als letzter Aspekte möchte ich auf die Teams-App «Aufgaben aus Planner und Todo» hinweisen. Diese könnt ihr in eurer Teams-Umgebung hinzufügen und habt so einen ganzheitlichen Überblick eurer Aufgaben.
Und wie organisierst du deine aufgaben?
Nun würde mich natürlich sehr wundernehmen, wie du mit deinen Aufgaben hantierst? Habt ihr eine klare Vorgabe aus der Unternehmung / Abteilung oder seid ihr mehrheitlich autonom und individuell unterwegs? Welche positiven und negativen Erfahrungen habt ihr damit gemacht?
