Wir durften nach der Einführung zur Employee Experience (zum Beitrag), bereits Viva Insights als erstes Tool kennenlernen. Als nächstes möchte ich euch das Tool vorstellen, in welchem ich das grösste Potential für die Zukunft sehe und für mich zu einem echten Gamechanger avancieren kann. Die Rede ist von Wissensmanagement mit Viva Topics.
Wieso Viva Topics?
Beginnen möchte ich mit dem Aspekt, dass für die meisten Firmen «Wissen» eines der wichtigsten Güter ist. Gleichzeitig betreiben nur wenige Firmen geführtes Wissensmanagement. Verstärkend hinzu kommt der Fakt, dass dadurch das Wissen «in den Köpfen der Mitarbeitenden» und nicht dokumentiert ist. Unternehmungen müssen zudem mit einer Flut von Nachrichten und Inhalten klar kommen und diese richtig einordnen können, was zu einem spezifischen Zeitpunkt wiederum in ein Wissensmanagement fliessen sollte.
Da viele Unternehmungen das Wissen und deren Dokumente nicht in einer geführten Form zur Verfügung stellen, verbringen Mitarbeitende gemäss dem Work Trend Index 2021 rund 1 Stunde pro Tag mit dem Wiederauffinden oder Reproduzieren von Inhalten. Wenn wir das hoch rechnen, selbst wenn es nur 30 Minuten sind, gibt es eine unglaubliche Zahl an Zeit, welche man nicht produktiv arbeitet.
Und hier kommt Viva Topics ins Spiel. Denn Viva Topics ist ein KI-basierter Ansatz Wissensmanagement in der Unternehmung aufzubauen. Der grosse Vorteil: Sämtliche Daten und Informationen sind bereits in Office 365 – Die Mails in Outlook, die Dokumente in SharePoint, die Nachrichten in Teams usw. Viva Topics hat die Fähigkeit diese Informationen zu verarbeiten und anschliessend in potentielles Wissen umzuwandeln. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitende zusätzlich das Wissen mit einfachen Mechanismen validieren können. Die künstliche Intelligenz und die Mitarbeitende arbeiten quasi Hand in Hand, wodurch Viva Topics von Tag zu Tag und mit jeder Information noch besser wird.
Wie funktioniert viva Topics?
Viva Topics analysiert via Microsoft Graph und dem gelieferten KI-Modell sämtliche Daten. Dies kann auch durch externe Quellen ergänzt werden. Anschliessend liefert Viva Topics sogenannte Topic-Pages als Vorschlag, welche danach von den definierten Personen mit der notwendigen Berechtigung freigegeben werden können.
Sobald diese «Wissensseiten» freigegeben sind, können die Informationen eingesehen werden oder weitere Informationen angepasst bzw. aktualisiert werden. Darin enthalten sind neben einer Beschreibung zu diesem Thema, auch die Wissensträger:innen, relevante Inhalte oder weitere Informationen. Das geniale daran ist, dass Viva Topics die Seite und deren Vorschläge automatisch generiert und aktualisiert werden kann.
Viele werden es bereits erkannt haben: Die Wissensseiten sind mit SharePoint erstellt. Die sogenannten Topicowners können diese Seite erweitern und Informationen hinzufügen, um die Aktualisierung kümmert sich Topics.
Und jetzt? Was passiert mit diesen Seiten?
Jetzt kommt das geniale! Viva Topics hatte schon die Inhalte extrahiert und als Seite zur Verfügung gestellt – und wie erkennt diese Inhalte nun auch und platziert sie dir direkt im Flow of Work. Was bedeutet das? Dort wo arbeitest, kannst du nun auf die Inhalte zugreifen:
Wenn du in Teams chattest hebt es dir die Begriffe direkt hervor und du kannst mit einem Klick dir einen Überblick zu diesem Topic verschaffen
Du hast SharePoint Seiten mit Inhalten? Auch kein Problem – Viva Topics highlighted dir den Begriff
Oder doch eher eine E-Mail in Outlook? Die Idee ist eindeutig, immer dann wann du die Information benötigten könntest, kannst du ganz einfach darauf zugreifen.
Sicherheit und Datenschutz
Selbstverständlich lässt sich dies weiter Administrieren und man kann definieren welche Personen welche Rolle einnehmen und dadurch wer lesen, bearbeiten und mitwirken kann. Microsoft Information Protection stellt zu dem sicher, dass Personen immer nur auf die Inhalte (bspw. Dokumente) zugreifen dürfen, welchen ihnen auch freigegeben wurden.
Gamechanger – oder?
Wie eingangs erwähnt, ist Viva Topics ein Gamechanger und ermöglicht einen neuen Ansatz des Wissensmanagement. Mich würde wunder nehmen wie ihr das Wissensmanagement bei euch einsetzt und wie ihr Viva Topics einschätzt. Lass es mich in den Kommentare wissen!